Теория. Искусство хроносейвинга
Теория. Искусство хроносейвинга
Для того чтобы овладеть искусством хроносейвинга, или оптимального обращения с собственным временем, ознакомимся с составляющими правильного планирования времени. Алгоритм планирования состоит из пяти шагов, но, чтобы он заработал, первым делом необходимо приобрести инструмент эффективного планирования времени – ежедневник, поскольку принципиально важно составлять план в письменном виде. Итак:
Алгоритм планирования
Шаг первый. Постановка целей.
Шаг второй. Планирование.
Шаг третий. Принятие решений.
Шаг четвертый. Реализация и организация, т. е. воплощение в действительность.
Шаг пятый. Контроль, или оценка достигнутого и самокорректировка в зависимости от результата.
Рассмотрим каждый шаг по отдельности.
1. Цели.
Это то, к чему мы стремимся, то, чего хотим добиться. Цели бывают профессиональными (например, карьера) и личными. Они могут быть долгосрочными, нацеленными на перспективу, или же краткосрочными, охватывающими ближайший период времени, например следующий день.
Еще древнеримский мыслитель Луций Анней Сенека говорил, что «для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным». Значимость постановки целей не вызывает сомнения. Ставить перед собой цель – значит смотреть в будущее. Четко, ясно, конкретно, реалистично сформулированные цели побуждают к действиям, направленным на их достижение. Есть старинное изречение мореплавателей: «Плыву не как ветер дует, а как парус поставлю». Свои цели необходимо не только продумывать и придавать им максимально реалистичный вид, но и записывать. Кроме того, размышляя о целях, предполагайте возможные сроки их достижения.
Все цели (цели на день, на неделю, на месяц, на год и т. д.) можно распределить по трем категориям:
1 – «Почему», т. е. «Почему я хочу достичь этого?», «Что мне это даст?», «Для чего это необходимо?», «Зачем мне это нужно?»
2 – «Что», т. е. «Что именно, чего именно я хочу достичь». (Конкретное представление цели.)
3 – «Как», т. е. «Как я буду достигать этого». (Пути достижения поставленных целей. Определение промежуточных целей и способы их достижения.)
Если вы найдете ответы на все эти вопросы, вы обретете необходимые жизненные ориентиры, которые будут «маяками» для продвижения вперед. Четкое знание как долговременных целей, так и целей на «день грядущий» будет способствовать более успешной самореализации.
Формулируя цели, вписывайте не только желаемые материальные достижения, например, приобретение новой машины, дома или увеличение заработной платы. Включайте в цели и такие достижения, как, например, установление доверительных отношений с близкими, друзьями или более близкое общение с детьми.
Упражнение на постановку целей
Делаем раз.
Возьмите лист бумаги. Подумайте о своих мечтах, стремлениях, желаниях, существующих во всех проявлениях вашей жизни: в работе, в личной жизни и т. п. И чтобы этот поток сознания привел к желаемому результату, сделайте следующее.
В центре листа нарисуйте круг и впишите в него свое имя. Затем от круга нарисуйте лучи, которые будут обозначать значимые для вас сферы жизни. Например:
Количество лучей может быть сколь угодно большим, так как у каждого есть свои, важные для него аспекты бытия. Делаем два. (Почти «Мозговой штурм».)
Затем от каждой сферы проведите еще луч, в конце которого укажите, чего именно вы хотите достичь в данной сфере. Причем пишите любой «бред», который придет на ум. И для каждой идеи – свой отдельный луч. Например:
Теперь поразмышляйте, какую выгоду вы будете от этого иметь, как это отразится на указанных сферах. Около каждой сферы запишите посетившие вас мысли. Это – мотивирующие факторы. Например: «Если я стану главным над всеми главными, то я смогу»:
а) СЕМЬЯ – обеспечить семью;
б) ЗДОРОВЬЕ – консультироваться у самых высокооплачиваемых и высококомпетентных специалистов;
в) ФИНАНСЫ – получать баснословные гонорары (ну, по крайней мере значительно больше, чем сейчас) и т. п.
Делаем три.
Пришло время критически оценить высказанный «бред» и подумать, что в ваших силах сделать, что является реалистичным и возможным. Иными словами, объективно оцените, что сейчас для вас наиболее достижимо. Сфокусируйтесь на этом. Затем тщательно, предельно конкретно, ясно и детально сформулируйте каждую свою цель и впишите ее в схему. Эта цель и будет тем, к чему стоит стремиться. Сходным образом проработайте цели для каждой сферы. Например:
Делаем четыре.
Теперь, конкретизировав свои устремления, т. е. определив ЧТО, решаем КАК этого достичь.
Рисуем таблицу, состоящую из трех колонок. Но заполняем ее как в арабской традиции правописания, т. е. справа налево.
И ее третья, правая колонка называется «Чего я хочу достичь». Заполняете ее, вписывая конкретно сформулированные, реалистичные, ясные и детализированные цели.
Затем переходим к самой первой, левой колонке. Ее нужно назвать «Что есть». Напишите в ней, что есть у вас в наличии, какие ресурсы присутствуют в вашем персональном арсенале для достижения нужной цели, включив:
• личные качества;
• профессиональные навыки;
• опыт работы;
• контакты (которые могут помочь в реализации намеченного);
• другие ресурсы.
И теперь соединяем первую и третью колонки таблицы средней колонкой, которую называем «Что нужно сделать». В этой колонке распишите, какие конкретные шаги вы предпримете для достижения соответствующей цели. У вас должна получиться такая таблица:
2. Планирование.
Планирование – это подготовка к реализации намеченных целей, это структурирование, упорядочивание времени.
Планирование может осуществляться на год, на месяц, на неделю, на день или на другой период времени. Планировать можно долгосрочные и краткосрочные цели. Наиболее практичным и удобным является планирование каждого дня.
Есть «золотое» правило резервирования планируемого времени, которое гарантирует вам защиту от неожиданных незапланированных обстоятельств:
60 % рабочего времени охватываются планом и 40 % резервируются для неожиданных, незапланированных дел.
Конечно, эти цифры могут варьировать. Но важно при планировании всегда оставлять некоторое количество времени для успешного преодоления различных непредсказуемых ситуаций.
Проводить планирование предстоящего дня необходимо накануне вечером. Алгоритм планирования дня выглядит следующим образом:
1. Составление задач. Все задачи необходимо записать, включив:
а) текущие актуальные задачи;
б) задачи из недельного, месячного или годового плана;
в) невыполненные накануне задачи;
г) время для восстановления и отдыха.
2. Оценка времени, необходимого для выполнения каждой задачи. (напротив каждой задачи указывается предположительно затрачиваемое время), т. е. определение сроков решения каждой поставленной задачи.
3. Распределение задач в течение дня с учетом резервирования, правила Парето, приоритетов.
4. Запись в ежедневник. А именно:
! вначале составляете список всех задач на следующий день;
! затем определяете предполагаемые затраты времени для выполнения каждой задачи;
! далее оцениваете каждую задачу по срочности и важности (и именно этому посвящен следующий шаг).
3. Принятие решений.
Этот шаг включает рациональное ранжирование поставленных задач. Собственно сама стратегия принятия решений представляет собой распределение задач по значимости. Необходимо определить приоритетность каждой задачи, т. е. установить степень ее важности (значимости) и срочности выполнения. Для этого существует соответствующая схема:
По приоритетности задачи могут быть:
1 – срочные и важные. Их необходимо выполнять без промедления. «Их делаю сам в первую очередь».
2 – важные, но несрочные. «Их делаю сам, но позднее». Необходимо установить сроки выполнения этого типа задач.
3 – срочные, но менее важные. Сюда входят задачи, подлежащие делегированию. «Их перепоручаю».
4 – задачи, которые отправляются в «корзину». Не срочные и не важные. Для задач этого типа составляется отдельный список и решается необходимость их выполнения вообще. Если ответ утвердительный, то определяются сроки либо решается вопрос об их перепоручении.
Правило Парето
При структурировании задач в плане необходимо учитывать правило Вильфредо Парето. Этот итальянец, будучи экономистом, не только считал все, что можно сосчитать, но и выводил полезные закономерности. Правило, названное его именем, гласит, что:
За 20 % расходуемого времени достигается 80 % результата, или 80 % работы выполняется за 20 % рабочего времени, или 20 % затрат обеспечивают 80 % конечного результата.
Отсюда вывод: прежде всего следует выполнять наиболее приоритетные, ответственные задачи, которые обеспечивают достижение поставленных целей и требуют значительных затрат времени и сил.
Кроме того, зная пики своей индивидуальной активности, можно планировать значимые дела именно на этот период времени.
Категоризация ABC
Каждую задачу можно оценить по категориям значимости, т. е. категоризировать.
Категория А. Важнейшие задачи. Им необходимо уделить не менее 15 % времени от всего количества задач и дел. Их удельный вес в достижении цели – 65 %.
Категория В. Важные. Уделить 20 % от всего времени. Значимость для достижения цели составляет около 20 %.
Категория С. Менее важные и несрочные. Приблизительно это 65 % от общего числа задач. Занимают 15 % в значимости для достижения цели.
Перепоручение, или делегирование
После того как мы определились с тем, какие же все-таки задачи подлежат делегированию, ненадолго обратимся снова к этому механизму управления временем.
Есть лаконичное определение эффективного делегирования. Оно гласит: «Правильное делегирование – это решение, что не будет делегировано». И чтобы эта процедура действительно была конструктивной, упомянем, что делегируется только исполнительская ответственность и не делегируется управленческая ответственность.
Тот, кому делегируют, должен обладать определенными качествами, которые позволят ему успешно справиться с перепорученной задачей, например такими, как:
• компетентность в делегируемом вопросе;
• наличие мотивации к ответственному выполнению поручаемой задачи.
В завершение краткого повествования о делегировании выразим свое сожаление в том, что невозможно осветить вопросы перепоручения более подробно в рамках нашего тренинга. Эта тема – гораздо более широкая, и ее серьезность нельзя недооценивать. Но кроме нашей книги есть на прилавках книжных магазинов и множество других, всецело посвященных вопросам делегирования. Наша же основная задача – рассказ об «антистресс-технологиях». И о делегировании мы лишь в тезисном виде упоминаем в рамках нашей программы, концентрируясь более на том, что может обезопасить вас от негативного стресса.
4. Реализация и организация.
Прояснив для себя, ЧТО, КАК и КОГДА, мы воплощаем в действительность намеченное, обязательно отмечая в ежедневнике о выполнении запланированной задачи или о причинах невыполнения и дате последующего выполнения.
5. Контроль, или оценка достигнутого с последующей корректировкой по результату.
В конце рабочего дня проводится оценка того, насколько удалось реализовать запланированное на этот день. Сравниваем: «план – факт». В том случае, если какие-либо дела остались незавершенными, мы либо переносим их на следующий день, либо перепоручаем, либо выполняем за счет сверхурочной работы.
Если все запланированное было сделано, в конце рабочего периода формируется позитивное ощущение успеха.
А чтобы действительно испытать ощущение успеха в конце дня, накануне сформулируйте и обязательно запишите те дела, в выполнении которых вы не сомневаетесь. И поступайте так каждый день.
Кроме ощущения успеха при регулярной практике этого приема придет ощущение уверенности, что вы держите свою жизнь под контролем. А это – один из антистресс-факторов.
Упражнение на групповое управление временем
Цель: изучение особенностей группового управления временем.
Выполнение.
Все участники становятся в круг. Затем, по команде тренера, вытягивают руки в центр круга, закрывают глаза и берутся за руки. Причем можно взять за руку любого участника группы, не обязательно соседа. При этом в каждой руке участника должна быть только одна рука другого участника. Далее участники открывают глаза. В результате должно образоваться сложное переплетенье множества рук.
Тренер дает задание: распутаться.
Модификации:
• тренер устанавливает время на процесс распутывания;
• время не ограничивается.
N. B. Тренер не принимает активного участия в процессе распутывания. Его миссия ограничивается вводной информацией и наблюдением.
По результатам этого упражнения можно судить об умении принимать групповые решения, об особенностях взаимодействия в данном коллективе в условиях ограниченного времени.
Упражнение на ощущение времени в экстремальных условиях
Цель: выявление особенностей скорости реагирования в сложных условиях.
Выполнение.
Все участники группы выстраиваются в условную линию в произвольном порядке. Ряд участиков – это воображаемый массив скалы. На ширину ладони от носков обуви участников отмечается условная «горная тропа». Поочередно участникам необходимо пройти по «горной тропе». Но «скала» может преображаться: участники, составляющие скалу, могут имитировать сложные участки, изменяя положение своего тела или комбинируя различные фигуры, усложняющие проход по тропе.
Упражнение демонстрирует скорость принятия решений и действий в сложных ситуациях.
Завершающее психогимнастическое упражнение
Это упражнение является универсальным финалом для тренин-говых программ.
Упражнение позволяет завершить тренинг на позитивной ноте, обеспечивает быстрое расслабление.
Выполнение.
Все участники образуют плотный круг, соприкасаясь плечами друг с другом. Один участник располагается в центре круга, закрывает глаза и становится на «пяточки». Затем в строго вертикальном положении падает на руки других участников. Задача других участников: удержать его и плавно переместить по кругу.
Это упражнение обычно используется в качестве проективного теста на чувство доверия/недоверия (поймают меня или нет?) и формирование большего доверия к членам группы. Однако в данном случае отношения в группе уже сформированы, и данная методика служит подкреплением чувства доверия к себе и окружающим, сбросу эмоционального и мышечного напряжения, невербальному выражению своих чувств и настроения членам группы. Для многих участников это своеобразный способ выразить свою благодарность и кинестетически попрощаться с группой.