ГЛАВА 5 Упрощайте

ГЛАВА 5

Упрощайте

Пятнадцать сообщений прислали за ночь? Разве люди никогда не отдыхают?

Оливия всегда чувствовала себя так, словно играет в догонялки. Постоянно в движении, всегда чувствовала себя так, словно не хватает времени в сутках. Раннее утро начиналось с того, что около часа она проверяла корреспонденцию. В течение дня искала и выкраивала пять или десять минут, чтобы поработать с почтой. Даже ловила себя на том, что проверкой телефонных сообщений заканчивается ее день и начинается утро. Ей всегда не хватало времени. Однажды выдался такой день, в течение которого Оливия послала около пятидесяти сообщений. Это уже чересчур. Напомню, она делала еще около пятнадцати телефонных звонков, смотрела телевизор (или просто оставляла его как фон), слушала за работой радио, бегло просматривала излюбленные сайты и прочитывала любимые блоги, посвященные кулинарии, пользовалась приложениями на телефоне, отсылала тексты, слушала iPod и тому подобное.

В результате ход ее мысли постоянно сбивался. Могла что-либо писать, но тут поступало сообщение, на которое она принималась отвечать, поддерживала разговор, наводила мышку на что-то еще и не успевала опомниться, как пятнадцать минут уже прошло, ход мысли окончательно потерян. Дома такая же ситуация. Оливия пыталась заняться чем-нибудь одним, но мысль настолько сбивалась, что в конце концов она внезапно осознавала, что рассматривает фотографию нового щенка жены своего бывшего приятеля.

Оливия нуждалась в практической специфической помощи, как управлять своей жизнью более эффективно, поскольку в тот момент она почувствовала, что информация ее захлестывает.

Вы страдаете от информационной перегрузки? Технология иногда бывает несколько избыточной? Но сейчас век избыточной информации, и, как следует из последних исследований Британской службы управления коммуникациями, мы прибегаем к помощи мобильной связи, текстовой информации, социальных сетей, радио и телевидения в среднем до семи часов в день.

Значит, пришло время все упростить. Эта глава поможет вам:

• упростить жизнь;

• произвести нужные перемены, чтобы уменьшить рассеивание внимания и увеличить работоспособность.

Это, в свою очередь, поможет вам:

• справляться с делами быстрее;

• расслабляться.

Тема упрощения жизни возникает снова и снова в истории учений. Американский писатель и исследователь XIX века Генри Дэвид Фори говорил:

«Мы размениваем свою жизнь по мелочам, детализируя. Упрощать, упрощать и упрощать!»

Китайский последователь даосизма философ Дао-цзы сказал:

«Простотой в действиях и мыслях ты возвращаешься к истоку бытия».

Тема простоты витала в воздухе на протяжении многих веков. Из-за современных технологий нам приходится работать намного больше, чем когда-либо прежде, для ее достижения. Наша задача – заставить технологию работать на нас, а не против нас.

Делаем одно дело за один раз

Преимущества выполнения одного дела за один раз огромны. Сфокусировав всю энергию и усилия на каждом деле, которым заняты в течение дня, вы все сделаете быстрее и лучше, и на все остальное у вас найдется больше времени, чем в ту пору, когда занимались всем одновременно. Вы сосредоточитесь в настоящем.

Возможно, вам удается съесть обед, разослать нужные сообщения по Интернету, разговаривая со своей второй половиной и смотря телевизор одновременно. Но вы можете решить, что, когда делаете все по отдельности, получаете большее удовлетворение и отдачу от каждого дела. Вы более собранны. Лучше оцениваете ситуацию. Вкладываете всю энергию во все, что делаете. Ваш ум ясен.

Убедитесь, что действительно заняты единственным делом

В этом и заключается смысл. В данный момент я не очень доверяю вам (или себе самому) в том, что за один раз выполняется только одно дело. Знаю, у нас правильные намерения. Однако я неплохо знаком с природой человека. Мне известно, каков я. Мы согласимся с тем, как хороша идея, а потом внезапно поймаем себя на том, что проверяем телефонные сообщения, стоя в ванной, чистя зубы и слушая радио, одновременно делая записи сегодняшних расходов, жонглируя лэптопом и пытаясь сделать важный телефонный звонок.

К счастью, у меня есть способ, используя технику, постоянно напоминать себе о поставленной цели.

1. Возьмите лист бумаги и напишите на нем «Одно дело за один раз».

2. Сфотографируйте этот листок.

3. Установите фотографию на экранах и обоях вашего компьютера. Затем, для большей пользы, приколите листок на стену (1 минута).

Это результативно, потому что современная техника будет напоминать о поставленной цели на протяжении всего дня. Еще это должно сработать, поскольку мы с большей вероятностью выполняем что-либо, если написана памятка. У вас нет мобильника, который поможет вам это осуществить? О, мои поздравления! Возможно, жизнь уже немного упростилась.

Я проигрывал все со словами, которые были написаны на листе бумаги, вы тоже можете, если захотите. К примеру, заметив однажды, что бесцельно шарю по сайтам в своем телефоне и без всякой пользы проверяю электронную почту уже в течение часа с четвертью, я схватил лист бумаги и написал огромными буквами:

«В САМОМ ДЕЛЕ?»

Это фото стало экранной заставкой и играло роль весьма эффективного напоминания. Действительно ли я нуждаюсь в том, чтобы открывать мобильник, чтобы возвращаться к реальности?

Вот, все установлено, но есть еще и другие предложения по упрощению жизни.

Обязанность 0,07

Для многих электронная почта и Интернет – настоящее бедствие в рабочей жизни. Эти приборы истребляют время в невероятных количествах, требуются часы для того, чтобы ответить на все сообщения и поиски в Интернете. Все заканчивается стрессом и утомлением. Информационная перегрузка вносит несомненный вклад в этот стресс. Многие из тех, кто читает эти строки, думают – о да! Для других это несущественно. Скажем, моя мать лишь проверяет сообщения раз в три дня. Она не нуждается в имейл-стратегии.

Если же это для вас значимо, «Обязанность 0,07» поможет выделить больше времени для себя с использованием имейл– и интернет-плана.

Я прошу вас провести 0,07 процента дневного времени, удостоверяясь в том, что вы действуете правильно и тянетесь к цели упрощения, выполняя не более одного дела за раз. Если вы еще не поняли, 0,07 процента дня составляют минуту. Не так уж много, не правда ли?

1. Перед началом важной или продуктивной части дня (работы, командировки, встреч, присмотром за детьми) присядьте на минуту так, чтобы вас ничто не отвлекало.

2. Набросайте краткое расписание, указав, когда собираетесь проверять электронную почту. К примеру: «Я проверяю почту в 11, 13, 15 и 17 часов». Или: «Я буду проверять свою почту, приехав на работу, во время ланча и перед уходом домой».

3. Выделите и запишите отдельное время для личного просмотра Интернета. Например: «Весь день я буду использовать Интернет исключительно для работы, а в личных интересах только между 8 и 9 часами сегодня вечером» (1 минута на создание плана = 0,07 процента от суток).

Довольно легко произвести такого рода упрощение. Как только вы составили план и записали его, вероятность того, что вы станете придерживаться записи, намного повышается. Затем вы поймете, что вам стало легче упростить свои действия, упростить мысли и заниматься одним делом за один раз.

Вам интересно, как это можно совместить с текущей работой? Читайте дальше.

Отключить электронную почту

Вам знаком этот тихий динькающий звук компьютера, когда приходит новое сообщение? И появляются сведения о том, сколько у вас накопилось непрочитанных писем? И выскакивающий ящик со «свежей почтой»? Озаглавим это «отвлекающие моменты», оно добавляет перегруза к потоку информации. У нас могут быть самые благие намерения не отвлекаться, но подобные вещи заставляют реагировать.

Сейчас наша задача состоит в том, чтобы отказаться от ненужной информации.

• Отключите электронную почту на время работы с тем, что от нее не зависит. Отключайтесь от нее всегда, когда это идет вразрез с расписанием (5 секунд на отключение – и столько дополнительного времени на что-либо еще).

Сделав это, вы поразитесь, насколько менее напрягающим покажется последующий список задач.

Я отдаю себе отчет в том, что для людей определенных профессий это невозможно. В таком случае окна для проверки почты можно расположить в расписании более часто. Даже если вы станете выключать имейл на несколько минут за один раз, эти небольшие изменения принесут пользу. Захочется упрощать дальше. Итак:

• Отключите все звуковые эффекты и всплывающие окна. Проделайте это на всех устройствах, принимающих почту (1 минута).

• Отключите «счетчик непрочитанных документов». Та самая крошечная цифра в углу экрана, которая все время сообщает, сколько сообщений вы не прочитали, хотя, согласно расписанию, вовсе не должны этим интересоваться (1 минута).

Именно второе изменение показало мне большую разницу в ситуации, когда имейл открыт и мои глаза то и дело невольно возвращались к маленькому красному значку «непрочитанные сообщения» каждые пять секунд.

Это то, что касается возможных упрощений.

Расскажите всем о своих привычках в работе с электронной почтой

Тим Феррис – автор книги «Четырехчасовая рабочая неделя» – интересная личность, достоинства которой ничуть не умаляются тем, что большую часть своего времени он проводит, танцуя танго в Буэнос-Айресе или разъезжая по Панаме, в то время как его успешный бизнес вполне нормально развивается без него.

Он написал о проблемах информационной перегрузки, советы на эту тему размещены в его блоге www.fourhourworkweek.com.

• Попробуйте разослать сообщение: «Я отвечаю на сообщения в 10, 13 и 14 часов. Если требуется срочный ответ, пожалуйста, позвоните».

Кстати, Тим Феррис теперь настолько преуспел в сокращении роли имейла в своей жизни, что, по его словам, проверяет почту раз в неделю в течение часа. Как вы понимаете, все остальное время он посвящает другим делам. А вы смогли бы заниматься почтой всего раз в неделю в течение часа? Я – нет! А он выдержал, сократив время на просмотры, освободив его для важных отношений.

Окна

Это упрощение касается пространства, в котором работает наш мозг, – экрана компьютера. Это что-то вроде уборки у себя в офисе или спальне, только уборка на экране компьютера способствует еще и упрощению рабочего пространства.

1. «Упорядочьте» ваш компьютер, пусть на экране открываются только три окна одновременно. Сюда включим почту, рабочие документы, интернет-страницы (и отдельные страницы внутри одного браузера), скайп, музыкальную библиотеку, календарь и еще что-нибудь из того, что вам хочется держать открытым.

2. Если вы видите, что открыто более трех окон, закрывайте их до тех пор, пока не останутся три (1 минута).

Планируем выполнить меньше дел одновременно = Пропускаем меньше входящей информации = Делаем только одно дело = Упрощаем.

Наушники

Вы погружены в работу над чем-либо, глубоко задумались и сосредоточились, а тут кто-то приходит просто поболтать с вами о том, что посмотрел по телику прошлым вечером. Не то чтобы вам совсем не хотелось поговорить с ним, просто нет желания разговаривать об этом прямо сейчас. К тому времени, как можно будет снова заняться делом, вы обнаружите, что совершенно потеряли ход мысли. Это совсем не подходящее время для отвлечения, а время сфокусироваться на том, чем вы заняты.

Я заметил, что никто не отвлекает, стоит только надеть наушники. Можно составить бесконечный список тех мест, где вы могли бы ими пользоваться. Дома, в кафе, баре или ресторане. Люди редко решаются побеспокоить вас, если вы в наушниках. (А если они это делают, вы снимаете наушники с рассеянно-раздраженным выражением, эквивалентным заявлению о том, что лучше бы им поспешить.)

А если вы на работе? Вас беспокоит то, что это может не понравиться вашему начальнику? Почему бы не сказать ему (или ей) прямо, для чего вам это нужно. Он, возможно, поаплодировал бы вашей креативности и желанию стать более целеустремленным. (Если вы босс, введите «день наушников» и посмотрите, сколько работы сумел выполнить каждый ваш подчиненный.)

Вам даже не нужно слушать музыку. В действительности ее стоит включить лишь в том случае, если хотите блокировать какой-нибудь отвлекающий шум. В этом состоит второе преимущество наушников. Пока я пишу эти строки, на дороге под моим окном ведутся ремонтные работы. Я надеваю наушники, включаю классическую музыку, и отвлекающий фактор блокирован (1 минута).

Личное время

На следующий день я играл в футбол с друзьями. В середине игры мобильник одного из них зазвонил, он остановился, потом побежал к краю площадки. Вместо того чтобы отключить телефон, он ответил на звонок. «Привет… Да… Я как раз играю в футбол… Да… Хорошо, я перезвоню, когда игра закончится».

Это совсем не помогло ему расслабиться, не способствовало и расслаблению друзей по команде. Ирония в том, что иногда мы позволяем себе отвлекаться от того, чего мы так ожидали. Ему очень нравилось играть в футбол, тем не менее он прервал игру, чтобы принять незначительный звонок.

А потому фокусируйте свое внимание на одном деле и в свое личное время тоже. Упрощайте. И тогда вы сможете получить еще большее удовольствие от тусовок с друзьями или похода в кино.

ПОДСКАЗКА

Как жить не упрощая? Вы просыпаетесь. Прямо в кровати, не вставая, проверяете имейлы. Чистя зубы, слушаете радио, зашнуровываете ботинки и смотрите телевизор. Потом отправляетесь к станции, при этом проверяя свежие сообщения на сайтах в телефоне и посылая СМС. Когда вы приезжаете на работу, на мониторе открывается множество окон. Когда приходит сообщение, тут же его прочитываете, независимо от того, чем в этот момент заняты и как это действует на вашу сосредоточенность. Вечером отправляетесь куда-нибудь выпить с друзьями, но все время держите в поле зрения свой телефон, регулярно проверяя звонки, сообщения, возможно, что-нибудь более интригующее. Когда возвращаетесь домой, садитесь за Интернет, обсуждая с вашей половиной прошедший день.

А вот как выглядит день с упрощением. Вы просыпаетесь. Чистите зубы, сосредоточившись единственно на движениях щетки. Когда надеваете туфли, вы сосредоточены только на надевании туфель. Усаживаетесь и пять минут слушаете радио. Потом его выключаете. Готовите завтрак. Потом его съедаете. Отправляетесь на работу. Когда идете по улице, полностью заняты только ходьбой. Садясь, наконец, в вагон, можете достать телефон и все внимание посвятить дневным новостям или последним сообщениям. На работе занимаетесь только одним делом. Выделяете специальное время в течение дня для выполнения особых задач, таких как имейлы. Вы не съедаете ланч за рабочим столом, а идете для этого куда-либо еще и фокусируетесь только на еде. Вечером отправляетесь выпить с друзьями. Телефон отключен, потому он вас не отвлекает, вы можете по-настоящему увлеченно беседовать. Когда возвращаетесь домой, присаживаетесь и проводите какое-то время со своим партнером. Вы готовите, едите. Отдаете себе отчет в каждой части своего дня. Полное присутствие.

Оливия действительно имела тенденцию перегружать себя миллионом дел в один и тот же период времени. Она была такой занятой, некогда было расслабиться и спокойно сфокусироваться на одном деле. Она стала писать «Обязанность 0,07» каждое утро. Через несколько недель сказала: «Мне было нелегко. До сих пор инстинктивно хочется открывать каждое сообщение, даже если это рекламные объявления моего любимого обувного интернет-магазина. И все же, написав с утра, когда собираюсь проверять свои имейлы и пользоваться Интернетом, я получила возможность делать паузу, которая останавливала меня. Я стала делать гораздо больше, работать намного быстрее, появилось больше времени, чтобы поболтать на ходу с людьми. К тому же голова стала работать яснее. Это прекрасное ощущение».

ПАМЯТКА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ

? Мы живем в век захлестывающей мир информации. Нам нужно больше работать над тем, чтобы заставить технологии работать на нас, а не наоборот. Способ достичь этого – упростить жизнь, делая одно дело за один раз, сокращая количество информации, которая поглощает, и улучшая качество получаемой информации.

? Достигнем больших результатов и большего расслабления одновременно. Возьмем лист бумаги и напишем: «Одно дело за один раз». Сфотографируем и установим картинку на экран телефона и компьютера. Такой же листок приколем где-либо на видном месте (1 минута).

? Посвятим 0,07 процента времени дня на то, чтобы убедить себя следовать намеченной цели. Точно спланируйте, когда будете посылать имейлы и включать Интернет для личного пользования (0,07 процента дня).

? Упрощайте жизнь, отключая электронную почту, когда ею не пользуетесь, оставляйте на компьютере открытыми всего три окна одновременно, пользуйтесь наушниками для помощи в усилении концентрации на работе и снижения отвлекающих факторов в личное время (на все установки 1 минута = дополнительным часам каждый день).